Un gráfico o diagrama Gantt es un tipo de gráfico de barras que ilustra el horario de un proyecto y es ampliamente usado en la gestión de proyectos. Se ha hecho una técnica común para representar las fases y las actividades de una estructura de trabajo con varias tareas, por lo que también hay muchos programas disponibles, entre ellos el denominado MindView Matchware, el Gantt Chart Software o el GanttProject, que es multiplataforma pues tiene versiones para Windows, Linux y Mac OS X.
De manera organizada, lo que haces es ilustrar un timeline, que con la ayuda de los programas adecuados le añades o eliminas detalles a fin de conseguir una mejor estructura.
Pero hacer un gráfico de Gantt puede llegar a confundir a muchos y en esta guía tienes los elementos principales para saber cómo empezar y qué deberías incluir en el diagrama.
1. Poner tus actividades en una lista
Escribir una lista de todo lo que planeas hacer en el proyecto. Toma tu metodología y conviértela en un plan gradual. ¿Has dicho que entrevistarás a 50 personas? Añádelo a tu lista. ¿Vas a realizar el análisis estadístico de tu muestra? Anótalo.
2. Estimar el tiempo requerido
Para cada actividad en la lista, estima cuánto te tomará llevar a cabo cada una. ¿Cuánto tiempo vas a estar en el campo? ¿Cuánto tomará emplear un asistente de investigación? ¿Siendo realistas, cuántas entrevistas puedes hacer en un día? ¿Cuándo estará disponible la gente?
Ejemplos de contenidos en Gráficas de Gantt
- Reunión inicial: Aproximadamente 3 semanas para encontrar un tiempo.
- Auditoría de escritorio: 4 semanas.
- Elementos claves preliminares: Aproximadamente 1 semana cada uno.
- Pruebas: Aproximadamente 1 semana cada una, pero puedes comenzar a organizarlas tan pronto como el primer elemento se redacta.
- Escribir: 2 semanas.
- Informe final: Sin tiempo aproximado, sólo tiene que encontrar un tiempo para redactarlo.
Generalmente, se usan semanas para estimar el tiempo. Algo que tome menos de una semana se puede calcular para una semana. Las pequeñas tareas como esas desaparecerán generalmente de la lista cuando nos consolidemos (ver el Paso 4).
3. Poner las actividades en orden
¿Cuál es la primera cosa qué vas a hacer? ¿Qué harás después? ¿Qué harás después de eso? Para ayudarte en esta etapa piensa en estas preguntas:
- ¿Qué tengo que hacer para cuándo?
- ¿Qué necesito de otros y cuándo?
Una tras otra, ponga todo en orden. Hacer una nota de cualquier dependencia, es decir de las situaciones donde no puede hacer una cosa hasta que la otro comienza o termina. Si el asistente de investigación va a hacer todas las entrevistas, entonces, las entrevistas no pueden comenzar hasta que el asistente de investigación sea contratado.
Cuando sea posible, deberías eliminar tantas dependencias como puedas. Por ejemplo, si no puedes encontrar a un asistente de investigación decente, te corresponderá realizar el trabajo de campo tú mismo (pero esto podría significar que el trabajo se retrasará). No es un paso necesario tener tu timeline en orden, pero es una buena práctica de gestión de proyectos.
4. Recortar
Ahora que tienes una lista ordenada y sabes cuánto tiempo tomará todo, tienes que reducir la lista sin perder precisión. Al mismo tiempo, si combinas tareas, podrías añadir un poco de tiempo como una medida de contingencia.
- Reunión con compañeros: 3 semanas.
- Revisar los regímenes de protección de datos: 4 semanas.
- Esbozar tres elementos claves: 3 semanas.
- Probar tres elementos claves: 3 semanas.
- Analizar resultados de pruebas e informe: 3 semanas.
Cómo se divide tu tiempo depende de tu proyecto. Si llevará sólo un año, podrías listar items por mes. Si tu proyecto es de tres años, entonces, podrías poner items en una lista por cuartos. Si planeas más de cinco años, lo podrías dividir en períodos de seis meses.
5. Dibuja
Si usas algún software de gestión de proyectos para manejar tu proyecto y estás cómodo con él, entonces, es conveniente usarlo para producir un resumen.
La mayor parte del software de administración de proyectos (p.ej. como Microsoft Project) te permitirá agrupar actividades enartículos sumarios. Identifica tus tareas con títulos principales, luego cambia el intervalo de tiempo a tus meses, cuartos, semestres o todo lo que hayas decidido usar.
También lo puedes preparar sólo con software de procesamiento de textos, software de hoja de cálculo o hasta dibujarlo a mano.